Как удалить скрытую личную информацию, которую Microsoft Office добавляет к вашим документам

Microsoft Office сохраняет скрытые метаданные в документах Office, в том числе время, в течение которого вы работали с ними, имя всех, кто работал над документом, когда документ был создан, и даже предыдущие версии документа.

Прежде чем публично публиковать документы Office или отправлять их кому-либо, вы, вероятно, захотите проверить, какую скрытую информацию содержит документ, и удалить конфиденциальные данные. Эти метаданные могут нарушить вашу конфиденциальность или привести к смущению.

Просмотр и удаление скрытых данных

Эта инструкция написана на основе Office 2019, но также применима к предыдущим версиям Office 2013 и Office 2010.

Откройте меню «Файл».

В открывшейся шторке выберите вкладку «Сведения».

В правой части вы увидите свойства документа, включая информацию об авторах, времени правки и прочее.

Если нажать «Показать все свойства», то будут показаны дополнительные поля.

Воспользуйтесь инструментом «Проверка документа», который располагается на этой же вкладке. Для этого нажмите кнопку «Найти проблемы» и затем «Проверить документ».

Нас интересует пункт «Свойства документа и персональные данные», но другие галочки можете также оставить. Нажмите кнопку «Проверить».

Если найдены какие-либо персональные данные, то нажмите кнопку «Удалить всё». Это удалить имя автора и время работы над документом.

Обратите внимание, что вы не сможете восстановить большинство этих метаданных после их удаления. По этой причине Microsoft рекомендует создать новую копию документа (использовать функцию «Сохранить как») перед удалением метаданных и публикацией документа. После этого у вас будет копия документа с метаданными. Конечно, если вам вообще не нужны эти метаданные, вы можете просто удалить их, не беспокоясь о сохранении копии.

Какой тип метаданных сохраняет Office?

Office сохраняет свойства документа, включая такие сведения, как автор, тема, заголовок, дата создания документа, когда вы в последний раз изменяли его и сколько времени вы потратили на работу с документом. Эти свойства также будут содержать имя любого шаблона, который вы использовали при создании документа, заголовки электронной почты и другую связанную информацию. Это может быть смущающим — например, вы можете отправить отчёт своему боссу и сказать, что вы потратили целый день, работая над ним в одиночку. Но метаданные могут показать, что вы работали над отчётом всего несколько минут, сотрудничали с другими людьми и использовали при его создании шаблон «Шаблон для бесполезных отчётов». Хуже того, здесь есть и другие последствия для конфиденциальности — вы можете опубликовать документ в Интернете без вашего имени, связанного с ним (анонимно), но ваше имя будет отображаться в свойствах документа по умолчанию.

Заголовки, нижние колонтитулы, водяной знак и текст, отформатированный как скрытый текст, также могут быть включены, но они не появятся, если вы выполните краткий просмотр документа. Инструмент сообщает вам, содержит ли ваш документ эту информацию.

Если при написании документа вы сотрудничали с другими людьми, он будет содержать ещё больше данных. Метаданные будут отображать имена всех, кто работал над документом, а также любые комментарии, метки редакций, рукописные аннотации и предыдущие версии документа. Если вы публикуете документ, над которым работали, вы, вероятно, захотите удалить все эти данные вместо того, чтобы делиться ими.

Как запретить сохранять метаданные в офисных документах

К сожалению, вам придётся использовать инструмент «Инспектор документов» для удаления конфиденциальных данных из каждого отдельного документа, прежде чем публиковать или делиться им с кем-то. Не существует встроенного способа удаления этой информации из нескольких документов одновременно, а также не существует настройки для всего Office, которая не позволяет Office применять эти данные к документам.

Однако Office может автоматически удалять метаданные при каждом сохранении файла. Вы должны применить этот параметр к каждому используемому вами документу — это параметр для конкретного документа, а не общесистемный параметр.

Чтобы запретить Office сохранять метаданные вместе с вашими документами, откройте меню «Файл», нажмите «Параметры».

И выберите категорию «Центр управления безопасностью».

Нажмите кнопку «Параметры центра управления безопасностью» и выберите «Параметры конфиденциальности». Включите опцию «Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении». Если он отображается серым цветом, нажмите кнопку «Инспектор документов» ниже, запустите «Инспектор документов» и удалите всю личную информацию документа. После этого вы сможете установить флажок.

Помните, что вам придётся изменить этот параметр для каждого документа отдельно.

Информация из метаданных может быть полезной, а некоторые из них даже важны для совместной работы или для корпораций, чтобы отслеживать, кто работал над документом. Но когда придёт время опубликовать документ, вы, вероятно, захотите удалить эти метаданные.

Запрет сохранения персональных данных на уровне шаблона по умолчанию

Если вы не знаете, что такое шаблон офисного документа и что такое шаблон по умолчанию, то предварительно рекомендуется ознакомиться со статьями.

Если в шаблоне очистить метаданные и настроить запрет на сохранение метаданных, то все документы, созданные на основе этого шаблона, не будут содержать критических метаданных, таких как автор, время работы над документом и прочее. Это очень полезно — таким образом вы можете настроить запрет на сохранения метаданных в офисных документах для всех создаваемых файлах в Word и других программах.

Рекомендуется Вам:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

wp-puzzle.com logo