Как уменьшить размер документа Word

Документы Word могут огромными, необычно длинными, сложными документами с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Но также кажется, что документы могут иметь слишком большой размер, казалось бы, без всякой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать, чтобы уменьшить его размер.

Главное, что больше всего занимает места в документе — это изображения, вставленные в документ картинки и фотографии. Вполне возможно, что вам будет достаточно простого действия по уменьшению размера фотографий в документе, чтобы весь ваш документ принял приемлемый размер, поэтому, возможно, вам стоит посмотреть инструкцию «Как сжать изображения в файле Word».

Если в вашем документе нет изображений или вы хотите ещё больше уменьшить размер документа Word, то данная статья именно то, что вам нужно.

Давайте начнём.

Советы, которые определённо помогут уменьшить размер документа

Не каждый совет, который вы найдёте, будет вам полезен. Иногда это происходит потому, что они не применимы к вашей ситуации (если у вас нет изображений, тогда советы по сжатию изображений не будут полезны), но иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы, перечисленные в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.

Сконвертируйте ваш документ в формат DOCX

Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007 поэтому, если вы все ещё используете формат .doc, пришло время конвертировать. Более новый тип файла .docx по сути действует как ZIP-файл, сжимая содержимое документа, поэтому простое преобразование файла .doc в формат .docx сделает ваш документ меньше. (Это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls в .xslx), PowerPoint (.ppt в .pptx) и Visio (.vsd в .vsdx).)

Чтобы преобразовать файл .doc, откройте его в Word и выберите «Файл» → «Сведения» → «Преобразовать».

Нажмите «ОК» в появившемся окне, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует документ в .docx. Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому у вас по-прежнему будет доступна старая версия .doc.

Мы проверили это на примере 20-страничного файла .doc, который содержал шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл .doc имел размер 6001 КБ, но преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от первоначального размера. Ничто другое, что мы предлагаем ниже, не поможет уменьшить размер файла так сильно, поэтому если у вас есть файлы .doc, которые вы можете преобразовать в .docx, ваша работа по уменьшению размера может быть завершена уже на этом пункте.

Это же справедливо и для файлов в формате .rtf — их размер может сократиться во много раз после конвертации в формат .docx.

Вставляйте файлы фотографий вместо копирования и вставки их содержимого

Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word самостоятельно решает вопрос о формате, в котором изображение будет храниться внутри документа. Обычно в качестве формата для хранения выбирается BMP, который занимает очень много места, или PNG, который хоть и не такой большой как предыдущий формат, но всё равно хуже JPG.

Если вы откроете изображения в графическом редакторе или в программе для просмотра изображений, а затем скопируете изображение целиком или его область, и далее перейдёте в Word и нажмёте Ctrl+v, то изображение будет вставлено в формате BMP или PNG.

Но если вы в Word перейдёте во вкладку «Вставка» → «Рисунки» и вставите картинку из файла, то в этом случае изображение будет храниться внутри Word в формате JPG.

Аналогично, если схватить файл и перетащить его в Word, то он будет храниться в документе в в формате JPG.

При вставке небольшого снимка экрана в пустой документ Word размер этого документа увеличился с 22 КБ до 548 КБ.

При вставке этого снимка экрана в Paint, сохранении его в формате JPG и последующей вставке этого JPG в пустой документ, размер этого документа увеличился только на 331 КБ. Это примерно на 40% меньше. Более того, использование формата GIF привело к уменьшению размера документа на 60%. В увеличенном масштабе, это были бы документ размером 10 МБ и документ размером 4 МБ.

Конечно, это может подходить не всем. Иногда вам потребуется лучшее качество изображения, которое могут предложить такие форматы, как BMP и PNG. Но если это маленькое изображение или вам не нужно супер высокое качество, то вставка изображение и формат JPG вполне подойдут.

Редактируйте изображение до вставки в Word, а не в самом Word

Когда вы редактируете изображение в Word, он сохраняет все ваши изменения изображения как часть документа. Это означает, что если вы обрезаете изображение в своём документе, Word по-прежнему сохраняет полное исходное изображение. Измените изображение на черно-белое, и Word по-прежнему сохраняет исходное полноцветное изображение.

Это излишне увеличивает размер вашего документа, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно будет откатывать сделанные изменения в этих изображениях, вы можете убрать лишние данные из Word.

Но лучше, чем удалять ненужные данные из вашего документа, так это вовсе не иметь таких ненужных данных в вашем документе. Любые правки, которые можно внести, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений перед тем, как вставить изображение в документ.

Сжатие всех изображений в Word за раз

В начале дана ссылка на статью о том, как уменьшить размер файла Word за счёт уменьшения размера картинок в нём (Как сжать изображения в Word), но не будет лишним напомнить об этом шаге ещё раз, поскольку для некоторых документов он может быть очень эффективным.

Нажмите Файл → Сохранить как. Выберите место, где вы хотите сохранить файл.

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите Сервис → Сжать рисунки.

Откроется панель «Сжатие рисунков», где вы сможете выбрать, какое сжатие вы хотите применить ко всем изображениям одновременно.

Параметр «Применить только к этому изображению» выделен серым цветом, поскольку это инструмент «все или ничего» - либо к вашим изображениям будут применены эти параметры при сохранении документа, либо ни одно из них не будет. Поэтому, если вы хотите выбрать разные варианты для разных изображений, это не сработает для вас. Но если вы хотите сжать все свои изображения за один раз, этот вариант можно использовать.

Выберите нужный вариант, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Прекратите встраивание шрифтов в ваш документ

Если вы не используете необычный шрифт, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, например LibreOffice). Итак, для чего тратить пространство в вашем файле, встраивая шрифты? Чтобы остановить это, перейдите в меню «Файл» → «Параметры» → «Сохранение» и отключите опцию «Внедрить шрифты в файл».

Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если у вас включено внедрение шрифтов и отключена опция «Не вставлять обычные системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включённым «Не встраивать обычные системные шрифты» (что означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. д не включены), размер файла по-прежнему составляет почти 1,3 МБ.

Так что да, прекратите встраивать шрифты в ваш документ.

Прекратите встраивание других файлов, если можете

Недавно мы показали, как встроить или связать электронную таблицу Excel в документе Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio). Если вместо встраивания вы можете ссылаться на электронную таблицу, вы сохраните ваш документ от увеличения на размер файла Excel. Связанная электронная таблица все ещё добавит некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем с полной вставкой. Конечно, у ссылок есть и недостатки, и преимущества, поэтому обязательно прочитайте эту статью, чтобы понять их, прежде чем делать это.

Связанные статьи:

• Как в Word использовать таблицы в стиле Excel
• Как в документе Word связать или встроить лист Excel

Прекратить сохранение миниатюр для документа

В своё время Word позволял вам сохранять уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показать вам предварительный просмотр в проводнике. В наши дни Проводник может сделать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но опция все ещё есть в вашем документе. В нашем тестовом документе на 721 КБ включение этой опции увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше исходного файла которые расходуются впустую. Вы найдёте этот параметр в меню «Файл» → «Сведения» → «Свойства» → «Дополнительные свойства».

Снимите флажок «Сохранять эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Название этой опции немного вводит в заблуждение, поскольку её отключение влияет только на открытый документ, даже если в опции говорится «все документы Word». Если эта опция включена по умолчанию при создании документа, то вам необходимо отключить его в шаблоне Normal.dotx.

Подробности смотрите в статьях:

• Как изменить шаблон, используемый по умолчанию в Word
• Как создать шаблон в Microsoft Word

Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где оно называется чуть более правильным «Сохранить эскизы».

Удалите личную и скрытую информацию из вашего документа

Личная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также потенциально даёт вашим читателям информацию, которую вы не хотите, чтобы они имели. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в документе, почему бы не избавиться от него?

Удалите эту ненужную информацию из документа, перейдя в «Файл» → «Сведения» → «Найти проблемы» → «Проверить документ».

Убедитесь, что «Свойства документа и персональные данные» включены, а затем нажмите «Проверить». 

Когда инспектор завершит работу, нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и персональные данные».

Связанная статья: Как удалить скрытую личную информацию, которую Microsoft Office добавляет к вашим документам

Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, это не так уж много. Тем не менее, рекомендуется удалять личную информацию из ваших файлов, поэтому вам, вероятно, следует делать это в любом случае. Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления, поэтому убедитесь, что вы действительно хотите это сделать, прежде чем удалить их. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимое содержимое» и «Скрытый текст», но это уменьшит размер файла, только если у вас есть скрытый контент.

Отключите авто-восстановление (если вы решитесь)

Одной из замечательных функций Word — да и фактически одной из замечательных функций каждого приложения Office — является функция автоматического восстановления. Эта функция регулярно создаёт резервные копии вашего файла во время работы, поэтому если Word вылетает или ваш компьютер неожиданно перезагружается (например, когда Windows обновляет систему), вы будете автоматически получать восстановленные версии открытых документов при следующем запуске Word. Конечно, все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите функцию автоматического восстановления, ваш файл будет меньше.

Выберите «Файл» → «Параметры» → «Сохранение» и отключите параметр «Автосохранение каждые x минут».

Это не даст мгновенного результата, но остановит добавление новых версий автоматического восстановления к файлу, когда вы над ним работаете.

Просто имейте в виду, что у вас больше не будет версий автоматического сохранения поэтому, если Word неожиданно завершит работу или неожиданно закроется, вы потеряете всю свою работу с момента последнего сохранения.

Скопируйте всё содержимое в совершенно новый документ

Когда вы работаете над документом, Word сохраняет различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но, скорее всего, в вашем документе все ещё будут вещи, которые вам не нужны. Если вы обнаружите, что подвержены подобному изменению размера документа, вы можете создать новый документ, а затем скопировать в него всё содержимое предыдущего.

Начните с создания нового пустого документа. Выделите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl+A. В новом документе нажмите Ctrl+V, чтобы вставить. Это копирует весь ваш текст, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерацию страниц — всё, что вам нужно.

В вашем новом документе не будет ни одного из предыдущих фоновых сохранений, информации автоматического восстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.

Имейте в виду, что при этом будут скопированы любые данные редактирования в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ. Если вы этого не сделаете, это не страшно. Вы все ещё можете удалить это из нового документа.

Мы не можем сказать, сколько это сэкономит места, потому что это может быть сколько угодно, от нескольких килобайт до большого количества мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать как можно больше ненужного из документа.

В качестве бонуса мы также увидели, как этот трюк копирования/вставки в новый документ решает странные ошибки в документах Word, которые иначе было трудно разрешить.